タップ完結のお手軽記録で、トレーニングシートの電子化に成功 – ハンディマン株式会社様

ハンディマン株式会社が運営する「FIGO」は、ウェイトトレーニングだけではなく、HIITトレーニングやファンクショナルトレーニングも提供することに強みをもつパーソナルジムです。

同ジムの武蔵小杉店・あざみ野店・品川店では、2023年11月よりマルチカルテを導入。その導入背景やご活用方法、導入によって得られた効果について、武蔵小杉店 店長の西郷様にお話を伺いました。

膨大な紙データの電子化を決意。プレゼンを受け、マルチカルテに即決。

― 導入の背景や、導入前の課題を教えてください。

西郷様：FIGOでは元々、カウンセリングからトレーニングの記録まで、すべて紙で管理していました。すると当然、1日に10枚、20枚の紙が生まれるので、保管場所が限られていること、欲しい記録にたどり着くまでの手間に関して課題を感じていました。

特にFIGOで最初にできたパーソナルジムである品川店は、4~5年の運営で膨大な紙が蓄積されていました。データが紙に蓄積されていると、例えばトレーナー毎の成約率やお客様の退会理由といった、経営に必要な数値の分析も一苦労です。各店舗責任者と役員の集まる会議で、「そろそろトレーニング記録を電子化できるツールを導入しよう。そのために調査してくれ」という話が出て、問い合わせに至りました。

―導入の決め手になったポイントを教えてください。

西郷様：元々Instagramの広告で見かけたことがあって、マルチカルテの存在は認識していました。「電子化ツールを探してくれ」と会議で言われたときにもちょうどまた広告を見かけましたので、そのまま資料請求させていただきました。
もちろん他のツールも調査していたのですが、資料請求したタイミングでSapeetさんがご連絡をくださり、代表や専務を交えた会議の場で直接プレゼンまでしてくださいました。カスタマイズ性が高く、機能についても申し分ないという判断で、パーソナルジム事業をしている3店舗すべてに導入することになりました。

タップで手軽にトレーニング記録が残せるように。

― 実際の業務フローと合わせて、どのようにご活用されているかを教えてください。

西郷様：ご入会いただく前後で利用シーンがありますが、メインで活用しているのはご入会後になります。

まず、ご入会前の流れとしては、無料カウンセリングと、ご希望の方には有料の体験トレーニングを実施して、ご入会を決定いただいたらお申込いただくという、ごく一般的な流れかと思います。カウンセリングや体験にお越しくださる方は、ありがたいことにほぼ通う意思を固めてお越しくださっていて、他も数店舗比較中、という方以外はその場でご入会くださっています。その無料カウンセリングの際に、マルチカルテの「ヒアリング」機能を活用しています。

ご入会後は、プランによって週1あるいは週2で通っていただきますので、セッションのたびにマルチカルテ上で新しいトレーニングシートを作成し、その日のお客様の体調面と、行なったトレーニングを随時記録しています。

― 導入して良かったことを教えてください。

西郷様：トレーニングデータをタブレットで一元管理できるようになったのは大きいですね。紙管理の頃は、お客様ごとにクリアファイルを用意し、お名前の頭文字の五十音でラベリングし、そこにカウンセリングシート、トレーニングシートを蓄積していました。新規のお客様が増えるほど、また、1人のお客様が長く通ってくださるほど、管理する紙が増えていきますよね。すると当然、目当ての1枚を見つけるためにかかる時間も増えていく状況でしたので、それが解消されたのは良かったことの1つです。新たにトレーニングシートを作成すると、1つ前のセッションの内容が勝手にコピーされるので、前回何をやったかも簡単に確認ができるようになりました。

また、トレーニングメニューの入力欄をプルダウンの選択式で作成いただいていますので、タップするだけでトレーニングの合間にサクッと入力ができています。この点は紙にペンで書くより時短になっています。加えて電子化の良いところは、走り書きになりすぎて字が汚くて読めないと言った理由での引継ぎ漏れの心配がないところだと思います。

― ちなみに、マルチカルテを使うことで、ヒアリングすべき項目、案内すべき項目を押さえられるので接客力の担保につながるというお声もいただきます。FIGO様ではいかがでしょう？

西郷様：たしかに、カウンセリングの深堀りの仕方もセッションの内容もトレーナーに一任しているので、ばらつきがちですね。FIGOの場合ありがたいことに、トレーナー毎のセッションの違いも個性として楽しんでいただいて、飽きなくて良いと仰っていただくこともあるのですが、実際のところお客様がどう感じられているかはわかりません。最低限の型を決めておくことは重要だと思います。

マルチカルテに沿って接客を進めることで、ヒアリング漏れや案内漏れが防げるのは便利です。もちろん紙に聞くべきことをメモしておくだけでも漏れを防ぐことはできますが、何枚も案内すべき紙が散らばってしまいオペレーションが煩雑になりがちなので、タブレットに集約できるというのは便利だと感じます。

― 従来の紙データはどうされましたか？

西郷様：今も保管しています。店舗によって対応は異なると思いますが、武蔵小杉店では昔のデータをそのまま紙で残していて、マルチカルテ導入以前のデータを見返したいときは紙を参照しています。ですが導入後約4ヶ月の運用で、ほぼほぼどのお客様も、確認すべき直近数回分のデータはタブレットで管理できる状況になりました。

― 紙の電子化というとオペレーションに変更も必要で、一大プロジェクトだったと思います。スタッフ様の反応はいかがでしたか？

西郷様：もちろん、慣れるまでは大変でしたね。ですが、サポート担当の斎藤さんにマルチカルテの使い方研修を3店舗合同で開いていただきました。武蔵小杉店に集合して、対面で研修をしてくださって、そちらで基本的な操作方法は身につけられたようです。今では特に問題なく運用できていると思います。斎藤さん、ありがとうございます。

― よかったです。FIGO様はトレーニングシートを毎日多数作成してくださっていて、活用が進んでいることが分かり嬉しく思っています。もう新規で紙の利用はなく、完全に電子化が完了したのでしょうか？

西郷様：正直なところ、まだ紙と共存している業務もあります。

1点目は、無料体験時のカウンセリングシートです。入力自体はもちろんタブレットの方が楽ですし、管理しやすいのですが、深堀りした際のメモをどのようにとるかが課題の1つです。先述のように深堀りの型も定まっておらず、かつお客様の趣味につながるようなちょっとした会話もメモしておきたいとなったときに、紙のほうが付随した内容をちょこっとメモするのに便利だと感じるトレーナーもいます。なので、カウンセリングは紙で行なって、あとでタブレットに入力するという方もいるんですよね。全部の項目にメモ欄を付随させるということも考えていただいたのですが、それはそれで見づらくなってしまい。深堀りのメモを電子で残しやすい工夫が必要だと感じています。

2点目は、食事管理について説明する資料です。マルチカルテのメディア機能を使って、マルチカルテ上で説明可能なようにアップロードはしていただいたのですが、こちらも書き込みながら説明したいというニーズが強く、結局紙の資料を使って説明してしまっています。

タブレット用のペンを購入するという話もあるのですが、小さい文字が書きづらいということもあって。拡大して記入できたりすると良いのかもしれないです。

― 貴重なお声をありがとうございます。弊社でも良い案がないか検討し、ご提案させていただきたいです。他にも、今後マルチカルテに期待することがありましたら教えてください。

西郷様：検索機能がより充実すると、時短になって助かります。例えば、「前この種目をやったときは何キロで何セットやったっけ？」ということを確認したい場面は多いのですが、今だと該当の日程は何回前くらいかな、という当たりを付けてその日程のトレーニングシートを開き、確認しています。紙でやっていた頃もすべてのシートをめくって確認していたので手間は手間だったのですが、そういった種目ごとの検索がしやすくなると、より業務効率化につなげられて助かります。

おわりに

西郷様、今回は取材にご協力いただきありがとうございました。マルチカルテのご活用で大幅な紙の削減につながったことを嬉しくお伺いしました。引き続き紙と共存している業務の電子移行のご支援、その他より使いやすい機能のご提供に尽力させていただきます。

下記にFIGO武蔵小杉店のホームページ情報を記載しております。興味のある方は、ホームページをチェックしお問い合わせください。

＜FIGO 武蔵小杉店様 HP＞
https://kosugi.figo-personal.com/

紙管理からの脱却、接客力の底上げ施策などをご検討の方はぜひマルチカルテにお問い合わせください。

＜マルチカルテお問い合わせフォーム＞
https://kartie-cloud.jp/karte/personal/text/