2023-01-24
店長がシフト管理をするならアプリ一択！アプリの選び方からおすすめシフト管理アプリまで紹介します
「店長の業務内容」を想像した時、真っ先にスタッフのシフト管理を思いつく方も多いのではないでしょうか。スタッフの人数が多ければ多いほどシフト申請の数も増え、ひとりひとりの申請内容に合わせてシフトを作成するのはなかなか手間がかかります。
人間関係や適切な人員配置を考えて丁寧に作成しようと思えばするほど完成が遠のき、スタッフから「早くシフトを教えてほしい」と催促された方もいるでしょう。ただでさえ忙しい業務をこなしながらシフト作成をする店長におすすめなシフト管理ツールが「シフト管理アプリ」です。アプリを使ってシフト管理をするメリットや、実際におすすめできるアプリをご紹介します。
目次
1. 店長向けのシフト管理アプリで出来ること
①スマホ・タブレットでの簡単シフト作成
「シフト作成」と聞くと毎回机の前に座って紙のシフト表と格闘したり、パソコンとにらめっこしたりすることを想像する方もいるのではないでしょうか。確かに、今まで通りのシフト管理をしている場合、机の上でシフト表やパソコンと向き合わなければシフト作成が進みませんでした。
しかし、アプリを使ってシフト管理をする場合、日頃使用しているスマートフォンやタブレットでシフト作成ができるため、わざわざ机の前に座って意気込んでシフト作成をする必要はなくなります。アプリを使ってシフト管理をすれば、忙しい店長業務をこなしながらでも、お客様のいない時間やオープン・クローズ前の少しの隙間時間などにシフト作成を行うことが可能です。
②雇用しているスタッフの登録
紙ベースでシフト作成をしていると、毎回名前を記入したり、テンプレートを印刷したりという手間が発生しがちです。アプリなどシフト管理・スタッフ情報をデジタルで管理できる状態を整えると、スタッフ情報の記入や編集が手軽に出来るようになります。
また、アルバイト・パート・契約社員・派遣社員・正社員などさまざまな雇用形態がある場合には、各雇用形態別にアプリ内で分類することもできるようになるため、人件費を可能な限り削減したシフト作成をしやすい状態を整えることも可能です。
③シフト時間の設定
シフト作成をする上で大変に感じる業務のひとつに、スタッフひとりひとりによって異なる希望シフト時間を調整して全体のシフトを作成することが挙げられます。どうしても人力で行うとミスが出やすいため、今まで人力で行っていた時は細心の注意を払ってシフト作成をする必要がありました。
しかしシフト管理アプリを使えば、スタッフそれぞれの希望シフト時間を入力するだけで、アプリが自動的に最適な人員配置を設定してくれます。後は細かな人間関係などによる微調整を行うだけでシフトが作成できるため、サクサクとシフトを作成・管理したい店長にもアプリでのシフト管理はおすすめです。
④スタッフへのシフト共有
出勤可能日をシフト希望として提出しているとはいえ、スタッフにも予定があるため出来るだけ早くシフト共有を行う必要があります。従来のシフト作成方法では、作成したシフト表を印刷したり、写真を撮って共有したりと即座のシフト共有が難しい状態でした。
しかし、アプリでシフト作成・シフト管理を行っている場合、アプリ内の共有機能を使ってスタッフにシフトの共有を行うことができます。
スタッフになるべく早くシフト状況を周知したいのであれば、アプリでのシフト管理はとても便利です。
⑤アプリ内メッセージでのシフト調整
スタッフから希望シフトを提出してもらいシフト作成が完了したとしても、必ず全員がシフト通りに出勤できるとは限りません。急にスタッフが出勤できなくなり欠員が出た場合、なるべく早く補充する必要があります。
そんな時にもアプリを使っていれば、メッセージ機能を利用して全スタッフに連絡し、出勤できるスタッフを簡単に探すことが可能です。紙やメールなどでのシフト提出をしている場合には即座に連絡を取るのは難しいですが、スマートフォン・タブレットなどで利用できるアプリでシフト管理をしていれば即座に各スタッフに連絡を取ることができます。
2. 店長がシフト管理アプリを使う際の選び方
シフト管理アプリを導入しても、シフト作成・シフト管理を行う店長自身が使いこなせるアプリでなければ導入した意味がありません。
ではどんなアプリを導入すればいいのか、以下でご紹介しているポイントをもとに、自社の業種にぴったりなシフト管理アプリを選びましょう。
サクサクとシフトを入力できるアプリか
シフト管理アプリで一番に求められるのは「操作性」です。もちろん、アプリの使用に慣れている人であれば詳細な設定を求められても問題ありません。しかし、スマートフォン・タブレットの扱いに慣れていない人にとって、操作性が悪いアプリはかえって今までよりシフト管理が難しくなる可能性があります。
サクサクと手軽にシフト情報を入力できるかどうかは、実際にアプリを利用してみないと分かりません。
有料アプリでも無料お試し期間がありますから、実際に導入するまでに一度試してみて、自分と相性が良いアプリかどうかをチェックしておきましょう。
メンバー追加が簡単に出来るアプリか
雇用しているスタッフ全員を登録しなければ、シフト管理を行うことが難しいです。しかし、退職や入職が頻繁に起こる店舗の場合、スタッフの出入りが多いため、メンバー追加が簡単にできないと効率よくシフトを作成できません。
そのため、シフト管理を行うアプリを選ぶ際にはメンバー追加が簡単にできるアプリであるかどうかを把握しておきましょう。
広告がない、または有料プランで広告を消せるアプリか
シフト管理アプリだけでなく、様々なアプリで邪魔に感じるのが「広告」です。広告が何度も表示されるアプリの場合、広告が邪魔でスムーズにシフト作成が進まず、余計なストレスがかかることが考えられます。
また、スタッフもアプリを利用する場合、広告が邪魔で使いづらく、あまり使わずに終わってしまう可能性もあります。
有料サブスクリプションを利用することで広告を非表示にできる場合があるので、広告が頻繁に出てくる場合は、有料サブスクリプションを検討してみるのも一つの手です。
スタッフにシフトを共有しやすいアプリか
シフト作成後、自社にシフト表を掲示するのも問題はありませんが、出勤した時にしかシフトが確認できません。しばらく出勤しない人の場合、次回のシフトがいつ入っているのか分からず、誰かに教えて貰ったりシフト確認のためだけに出勤先に出向いたりと情報伝達率が悪くなりがちです。
せっかくシフトを手軽に作成しても、スタッフにシフトを共有するのに手間取っていては意味がありません。シフト管理アプリの中には、スタッフ全員にシフト表を送る機能が備わっているものもあるため、スタッフへ簡単にシフトを共有できるアプリを検討しましょう。
シフトの変更・調整がしやすいアプリか
スタッフの中に学生アルバイトや子どもがいるパートが多い場合、急遽予定が入り出勤できなくなることが想定されます。その際にシフト変更や調整がしにくいアプリだと、適切な人員配置ができなくなりがちです。
アプリ上のメッセージ機能などを活用するとヘルプで入れる人を見つけやすくなるため、シフトの変更・調整がしやすいアプリかどうかもチェックしておきましょう。
iOS/androidを問わず使えるアプリか
「せっかく使いやすいアプリなのに、スタッフ全員が利用できない…」というのはよくあることです。今回ご紹介するアプリの中にも、iOSは利用できても、androidでは利用できないアプリがいくつかあります。
自社に勤務するスタッフが全員iOSであれば良いですが、規模が大きくなればなるほどその可能性は低くなるでしょう。社用携帯などを提供している場合はともかく、そうでない場合にはシフト管理アプリを導入する前に気を付けておきたいポイントです。
3. 【シフト作成特化】店長におすすめのシフト管理アプリ
以上、シフト管理においてアプリを利用すべきメリットをいくつかご紹介しました。しかし、実際にシフト管理アプリを検索してみると、様々な機能を搭載したアプリがたくさん出てきますよね。
「どれが一番いいのか分からない！」という方のために、種類別にオススメのアプリをご紹介します。早速チェックしていきましょう。
TapShift/タップシフト
「TapShift」は、iOSでのみ利用可能なシフト管理アプリです。タップをするだけでシフトを入力できるため、操作はとても簡単で使いやすく、スクリーンショットとしてシフトを出力してスタッフに共有できます。
シフトは50件まで無料で入力可能であり、その後は月額300円の定額料金を支払う必要があります。「とりあえずアプリでシフトを管理してみたい」という店長にオススメのアプリです。
ダウンロードサイト：TapShift / タップシフト
4.【カレンダー共有可】店長におすすめのシフト管理アプリ紹介
シフトを作成しやすいアプリも良いですが、シフト表をスタッフに作成後即座に共有できなければ、シフトをアプリで簡単に作成した意味がありません。続いては、シフトをスタッフとカレンダーで共有できるアプリをご紹介します。
TimeTree
「TimeTree」は、様々な人とカレンダーを共有できるアプリです。普段利用している個人アカウントから会社の共有カレンダーに参加して、シフト共有が簡単にできます。また、個人で「家族」「友人」「ビジネス」といったように、様々なカレンダーを用意することができるので、ダブルブッキングする心配もありません。
また、基本的に無料で利用できるため、金銭面での負担もかからず、誰でも利用することができます。iOSだけでなく、androidでも利用可能であり、「仕事だけでなく、自分の予定も把握しておきたい」と考える店長にオススメのアプリです。
公式サイト：TimeTree
LINE WORKS
「LINE WORKS」は、会社やチームの情報共有に適したアプリであり、iOS・android共に利用可能です。スタッフがメッセージを読んだかが分かる「既読機能」やスタッフの一日の予定が分かる「カレンダー機能」などが主な機能です。
LINEでスタッフを管理するため、店長だけでなくスタッフも操作がしやすいのが特徴です。無料で利用できるため、「新しいアプリをわざわざ導入したくない、LINEで完結させたい」という店長にオススメのアプリとなります。
公式サイト：LINE WORKS
urecy スケジュールとメモの共有アプリ
「urecy」は、限られた人だけでスケジュールを共有できるアプリです。また、「コルクボード機能」では、メモを共有することもできるため、スタッフ全員に周知しておいてほしい情報もアプリ1つで伝えられます。
カレンダー機能ではスタッフの予定を確認でき、個人のiPhoneカレンダーにも保存可能なので、インターネットにつながらない場合でもすぐにチェックできます。ただし利用はiOSのみ。基本的には無料で利用可能です。グループは10人までの制限があるので、規模の小さいお店で利用することをオススメします。
Skele(スケル)
「Skele」は、簡単に予定の共有をすることができるカレンダーアプリです。カレンダー共有ではお互いに休みの日や出勤日を確認することができるため、万が一出勤できなくなった場合でも、すぐにヘルプを探せます。
また、iOSカレンダーを活用しているスタッフがいる場合、予定のインポートをすることができるため、わざわざ「Skele」上で再度情報を記入する必要はありません。現在はiOSのみですが、今後androidでも利用できる見込みであり、店長だけでなくスタッフ間でも出勤日を確認したいという人にオススメできるアプリです。
公式サイト：Skele
みんなの縦型カレンダー
「みんなの縦型カレンダー」は、グループでカレンダーを共有できるアプリです。プッシュ通知があるため、突然出勤が出来なくなったといった情報を全員に周知することができます。
もしスマホを紛失してしまっても「共有コード」を覚えておけば、すぐに復元可能です。「みんなの縦型カレンダー」はiOSだけでなく、androidでも利用可能なため、スタッフの利用している端末を気にする必要がありません。アプリ自体は無料で利用できます。詳細な設定もできるため、無料でもしっかりシフト管理をしたいという方にオススメです。
5.【有料編】店長におすすめのシフト管理アプリ紹介
もちろん、シフト管理アプリには有料のものもあります。「有料だから良い」というわけではありませんが、やはり操作性や機能性の点において優れているものが多いのは事実です。最後に、おすすめの有料シフト管理アプリを3つご紹介します。
CAST
「CAST」は、面倒なシフト管理の作業工数を70%削減することができるシフト管理アプリです。「ヘルプ調整が大変」「LINEだとスタッフの把握がしづらい」といった悩みを解決してくれ、シフトの自動収集や、スタッフとのやりとり把握がしやすい専用チャット、人件費の管理までカバーしてくれるアプリでもあります。
シフト作成でのヒューマンエラーを無くすことで、店長だけでなくスタッフのストレスも軽減することも可能です。料金プランは非公開ですが、1か月無料トライアルができるため、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。
公式サイト：CAST
Airシフト
リクルートが提供している「Airシフト」は、シフト表作成だけでなく、スタッフとのやりとりといった細かい調整の手間も省くことができるシフト管理アプリです。スタッフはわざわざ店舗に掲示されたシフト表を確認することもなくなり、いつでもシフトの提出・確認・連絡を行えます。
また、タイムカードでの勤怠管理や給与計算ソフトとの連携を行うことで、シフト管理以外の作業工数を削減することも可能なアプリです。無料体験期間として2か月0円で利用する事ができ、その後はスタッフ1人当たり月額110円で利用可能と、有料アプリの中でもリーズナブルな値段設計となっています。様々なAirアプリと連携可能なため、他のアプリと連携して利用したい方にオススメのアプリです。
公式サイト：AirSHIFT
はたLuck
「はたLuck」は多店舗展開している業種向けの、機能が充実したシフト管理アプリです。シフト申請はスタッフがスマホから行うことが出来るアプリであり、申請されたデータを基に、シフト作成や調整もアプリが自動で行ってくれるため、シフト作成の手間を省くことができます。
他にスタッフの「キッチン」「ホール」といったポジション登録や、人件費の計算までアプリ1つで行う事が出来るのも特徴です。サポートデスクがあり、フォロー体制もしっかりしているため、安心して利用できます。料金は300円からとなっているため、手軽に試せる価格帯なのも魅力的なアプリです。
公式サイト：はたLuck
6.まとめ
店長におすすめできるシフト管理アプリをご紹介しました。なかなかシフト管理をデジタル化出来ずにいるという方も多いかもしれませんが、アプリでシフト管理を行うようになれば今までのシフト作成／管理に対する手間や負担を一気に減らすことも可能です。
また、シフト管理アプリを使用すればスタッフの満足度が上がる可能性もあるため、この機会にシフト管理をアプリへと切り替えてみてはいかがでしょうか。
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