2024-08-02
電子カルテの導入費用は？ 補助金制度の対象者と補助額も詳しく解説
電子カルテは、紙カルテの保存の難しさや情報管理の煩雑さを解決する優れたツールです。特に、5年間のカルテ保管義務がある整骨院・接骨院では、紙カルテから電子カルテへの移行が進んでいます。しかし、電子カルテによっては導入費用が高額になることもあり、導入に踏み切れない整骨院・接骨院も少なくありません。
そこで、この記事では電子カルテの導入費用の相場や具体的なコスト、さらに利用可能な補助金制度について詳しく解説します。電子カルテの導入にかかる費用を明確にし、補助金を活用する方法を理解することで、無駄な出費を抑えながら効率的に導入を進めることができますよ。
目次
電子カルテを導入する4つのメリット
電子カルテの導入を検討する際、費用や相場の理解はもちろん重要ですが、導入によるメリットを把握することも欠かせません。
ここからは、電子カルテを導入する4つのメリットを紹介します。情報管理の効率化や診療の質向上など、具体的な利点を知ることで、電子カルテが最適な選択であるかどうかを判断しやすくなりますよ。
①人的ミスを防止・削減できる
カルテには、紙カルテ・電子カルテを問わず、患者さんの氏名、住所、保険証情報など、さまざまな情報を記入する必要があります。
紙カルテでは手書きが求められ、担当者しか読めない文字や、誤った情報の記入がよくあります。一方、電子カルテではパソコンやタブレット端末のキーボードを使用するため、読解性を気にせずに情報を記入できます。
さらに、多くの電子カルテ業者は保険証をスキャンして住所や保険証の記号、保険者番号などを自動入力するサービスを提供しています。これにより、紙カルテでありがちな「文字が読めない」「手書きの情報が間違っている」といったミスを解決できるのが、電子カルテに切り替えるメリットの一つです。
②診療や診断の効率が向上する
従来の紙カルテでは、過去の診療記録を探すのに時間がかかることがありますが、電子カルテでは検索機能により瞬時に必要な情報にアクセスできます。必要な患者情報をすぐに取得することで、医師やスタッフは患者対応により多くの時間を割くことができ、診療のスピードが向上します。
電子カルテを利用すると、紙カルテとは異なり、前回の施術と今回の施術のビフォーアフターをデータで比較できます。これにより、施術による身体の改善状況を患者さんにわかりやすく伝えることができ、コミュニケーションが円滑になります。このような理由から、多くの整骨院・接骨院が電子カルテへの移行を進めています。
電子カルテについての説明はこちらで詳しく解説しています。
電子カルテとは？導入する際のメリット・デメリット・注意点を徹底解説
④紙のカルテや書類の保管・管理コストが削減できる
紙カルテは十分な保管スペースが必要であり、管理するには時間や人手がかかります。また、紛失や劣化のリスクもあります。
そこで、電子カルテに切り替えることで、紙のカルテや書類の保管・管理にかかるコストを大幅に削減できます。さらに情報をデジタル化することで、劣化などの物理的な損失から守ることができますよ。
さらにデジタルデータとして保管することで、誰でもすぐに必要な情報にアクセスできます。これにより、物理的な保管スペースの削減だけでなく、管理にかかる時間や人件費も大幅に節約できます。このようにコストを削減することで、長期的には医療機関の経営改善にもつながりますよ。
電子カルテの導入コストを構成する3つの要素
紙のカルテから電子カルテに移行する際は、導入費用に加えて、その他のコストも発生することがあります。電子カルテを導入する際の費用全体を把握することで、予算計画が立てやすくなりますよ。
ここからは、電子カルテのコストに関して「導入にかかる費用」「メンテナンス費用」「カスタマイズ費用」の3つの要素について詳しく解説します。これらをもとに、予算計画を立て、最適な選択をするための判断材料にしてくださいね。
①導入にかかる費用
電子カルテの導入にかかる費用の一般的な相場は、200万円から500万円程度です。ただし、導入するシステムの種類や機能によって大きく変動するので、自施設にとって最適な電子カルテを選ぶことが重要です。
この記事では、電子カルテの種類ごとの費用についても詳しく解説していますので是非参考にしてください。
＜初期費用に含まれる料金の例＞
・システムの購入費用
・ソフトウェアライセンス費用
・ハードウェアの導入費用
・レセコン連携費用
さらに、電子カルテの導入する際は、スタッフのトレーニング費用やシステム設定費用も考慮する必要があります。スタッフが新しいシステムをスムーズに使いこなせるようにするためには、講師を招いたり、研修用の教材を購入するなどのトレーニング費用がかかることがあります。
さらに、電子カルテシステムの設定には、ソフトウェアのカスタマイズやデータ移行、インフラ整備が必要となる場合があります。これらの費用も予算に含めておくといいでしょう。
②メンテナンス費用
電子カルテの導入において、メンテナンス費用は見落としがちな重要なコスト要素の1つです。システムの運用には、定期的なメンテナンスが不可欠であり、ソフトウェアのアップデートやセキュリティパッチの適用、バグ修正などが必要になる場合があります。また、ハードウェアの故障に備えて、修理や交換の費用も考慮しておきましょう。
一般的には、メンテナンス（保守）契約を結ぶことで、年間数十万円から数百万円の費用が発生することがあります。メンテナンス費用は、システムの規模やサポート内容によって異なるため、導入前に詳細に見積もりをしておき、長期的な運用コストをしっかりと把握しておくといいですよ。
③カスタマイズ費用
治療院によって電子カルテに求める機能や仕様は異なるため、目的に合わせてシステムをカスタマイズすることができます。その際にかかるのがカスタマイズ費用です。
＜電子カルテのカスタマイズ例＞
・特定の診療科目のレポート作成機能
・データのインポート・エクスポート機能
・AIによる音声記録機能
特に、レセコン一体型にする場合は追加で費用がかかる場合があります。保険適用治療を扱う整骨院・接骨院の場合、各健康保険組合に保険請求を行うためにはレセプトを作成しなければいけません。レセプトを電子作成している整骨院・接骨院の中には、レセコン（レセプトコンピューター）を導入している治療院も多いでしょう。
利用する電子カルテ業者によっては、電子カルテの作成・保存・管理と合わせてレセコン機能を一体化したサービスを利用できる業者も存在します。電子カルテとレセコンをそれぞれ単独で導入するよりも、レセコン一体型（レセコン＋電子カルテ）の方が情報の互換性や管理性において、業務効率を高めることが可能です。ただし、当然ではありますが電子カルテサービス単体で導入するよりも、レセコン一体型の方が導入費用は高額となるため、業務効率と導入費用を天秤に掛けて検討しましょう。
【重要】電子カルテの導入費用は種類によって大きく異なる
電子カルテは、システムの種類によって導入費用が大きく異なります。特に「オンプレミス型」と「クラウド型」では、初期費用に大きな差があるので、しっかりチェックしておきましょう。
オンプレミス型は約300万〜500万円ほどの費用がかかる場合が多く、一方でクラウド型は約数万〜数十万円ほどで導入可能な場合が多いです。ここからは「オンプレミス型」と「クラウド型」のそれぞれの費用について詳しく解説していきますので、自院に最適な選択をするための参考にしてください。
①オンプレミス型の初期費用：約300万〜500万円ほど
オンプレミス型の電子カルテは、初期投資が高額になる傾向があります。オンプレミス型とは、医療機関内にサーバーや関連機器を設置し、独自のネットワークでシステムを運用する方式を指します。
導入費用は、一般的に約300万〜500万円ほどが相場です。費用の内訳としては、システムの購入費用、ソフトウェアのライセンス費用、ハードウェアの設置費用などが含まれます。さらに、基本的には5年ごとにリプレースが発生し、その度に導入費用がかかることにも注意が必要です。
オンプレミス型は、データのセキュリティやカスタマイズの柔軟性が高い反面、初期投資にかかる費用が大きいため、導入前に詳細な見積もりを行い、予算とニーズに合った選択をすることが大切ですよ。
②クラウド型の初期費用：約数万〜数十万円ほど
クラウド型の電子カルテは、導入コストを抑えたい医療機関におすすめです。導入費用は、一般的に約数万〜数十万円ほどで、費用の内訳には、月額または年額の利用料金が含まれることが多いです。
クラウド型は、電子カルテ業者が構築したクラウドサーバー上にデータを保存するため、院内にサーバーなどを設置する費用が発生せず、オンプレミス型に比べて低価格で電子カルテを導入できます。
また、クラウド型はサーバーの保守管理やソフトウェアのアップデートがサービス提供者によって行われるため、運用中のトラブルリスクが低く、手間も軽減されます。ただし、継続的な利用料金が発生するため、長期間のコスト計画も重要です。各サービスの機能や料金体系を十分に比較し、自院のニーズに最適なプランを選びましょう。
当社では、クラウド型電子カルテシステム「マルチカルテ」を運用しています。患者さまの診療情報はもちろん、説明資料も一元管理できます。さらに、蓄積したデータを基に傾向分析も可能です。
＜マルチカルテの4つの特長＞
①あらゆる顧客情報を一元管理
基本情報だけでなく、接客・事前アンケートなど患者情報を一元管理します。
②施術を型化し顧客体験の質向上をサポート
施術フローごとにヒアリング項目をカスタマイズすることで、誰でもベテラン社員の顧客対応を再現できます。
③カウンセリング内容を自動連携
問診内容は電子カルテに自動連携され、スマートフォンからも入力可能なため、事前問診で当日の時間を短縮できます。
④説明資料やその場で撮影した画像を保管可能
使用する資料を事前に登録したり、その場で撮影した画像をカルテに保存できます。
整体院でのマルチカルテ導入事例は以下記事を参考にしてみてください。
電子カルテの導入費用を抑えるには補助金制度の活用が効果的！
電子カルテの導入を検討しているものの、コストが気になる人は、補助金制度の活用を考えてみましょう。導入費用の負担を軽減できる可能性がありますよ。
特に、『IT導入補助金』や『小規模事業者持続化補助金』は、費用を抑えるのに有効です。ただし、補助金を受け取るにはいくつかの条件があるため、自院が対象であるか、どの程度補助を受けられるかをしっかり確認しましょう。
ここからは、補助金制度の対象者や補助額など、制度の詳細について解説します。また、制度を最大限に活用する方法もご紹介しますので、自院に合った制度を活用し、負担を減らしましょう。
・「IT導入補助金」制度の対象者と補助額
「IT導入補助金」制度は、中小企業や小規模事業者を対象に、ITツールの導入費用の一部を補助するものです。電子カルテのようなITシステムの導入に対し、最大で約450万円まで補助金が支給されます。ただし、補助金の額は導入するシステムの種類や規模、申請内容によって異なるため、事前に申請要件を確認しましょう。
＜補助対象＞
・中小企業
・小規模事業者
＜補助対象業種＞
・中小企業
① 製造業、建設業、運輸業
② 卸売業
③ サービス業
④ 小売業
⑤ ゴム製品製造業 （自動車又は航空機用タイヤ及びチュ
⑥ ソフトウェア業又は情報処理サービス業
⑦ 旅館業
⑧ その他の業種（上記以外）
⑨ 医療法人、社会福祉法人
⑩ 学校法人
⑪ 商工会・都道府県商工会連合会及び商工会議所
⑫ 中小企業支援法第２条第１項第４号に規定される中小
企業団体
⑬ 特別の法律によって設立された組合又はその連合会
⑭ 財団法人（一般・公益）、社団法人（一般・公益）
⑮ 特定非営利活動法人
・小規模事業者
商業・サービス業（宿泊業・娯楽業除く）
サービス業のうち宿泊業・娯楽業
製造業その他
＜補助率＞
1/2以内
＜プロセス数＞
1プロセス以上：5万円以上150万円未満
4プロセス以上：150万円以上450万円以下
＜プロセス＞
１）顧客対応・販売支援（業務プロセス・共通プロセス）
２）決済・債権債務・資金回収管理（業務プロセス・共通プロセス）
３）供給・在庫・物流（業務プロセス・共通プロセス）
４）会計・財務・経営（業務プロセス・共通プロセス）
５）総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情報システム（業務プロセス・業務特化型プロセス）
６）その他業務固有のプロセス
７）汎用・自動化・分析ツール（業務プロセス・汎用プロセス）
IT導入補助金はA型・B型があり、A型は30～150万円未満、B型は150～450万円未満とそれぞれで上限額・下限額が異なりますが、どちらで申請しても最大で1/2程度の金額が補助されます。
補助金は、プロセス数に応じて支給されます。1種類以上の業務プロセスを保有するソフトウェアを申請することが条件の1つです。補償対象は「ソフトウェア」「オプション」「役務」の大きく3種類にわかれています。詳しくはTOPPAN株式会が運営している IT導入補助金2024をご確認ください。
・「小規模事業者持続化補助金」制度の対象者と補助額
「小規模事業者持続化補助金」は、地域の雇用や産業を支える小規模事業者等の生産性向上と持続的発展を図ることを目的とした投資に対して支給されるもので、電子カルテの導入費用も対象となります。
具体的には、補助金の対象者は、従業員数が一定数以下（たとえば、常時使用する従業員の数が20人以下など）の企業や事業者です。電子カルテの導入においては、50万円から最大で200万円の補助額が支給されることが一般的ですが、申請内容や導入規模によって変動します。
補助金を受け取るには、事業計画書や導入内容の詳細、見積もりなどの書類を準備し、所定の手続きを行う必要があります。準備に多少の手間はかかるかもしれませんが、費用の一部をカバーできる大きな助けとなりますので、是非「小規模事業者持続化補助金」の活用を検討してみてくださいね。
詳しくは、全国商工会連合会が運営している小規模事業者持続化補助金【一般型】をチェックしてみてくださいね。
5つのステップでわかる！電子カルテ導入の手順
最後に、電子カルテ導入手順を解説します。適切な手順を踏んで導入を進めることで、自院の目的に最適な電子カルテを選び、予算オーバーや不要な費用の発生といったリスクを回避できます。
ここからは導入手順を5つのステップにわけて一つずつしっかり解説していきます。目的の明確化から予算管理、見積もり比較、試験運用の実施、最終的な運用開始まで、具体的なポイントを押さえながら進めていきますので、是非参考にしてくださいね。
①導入の目的を明確にする
電子カルテを効果的に導入するためには、まず導入の目的を明確にすることが重要です。目的を明確にすることで、自院に最適な電子カルテが何かを把握することができます。たとえば、「診療の効率化」「情報の安全な管理」または「患者とのコミュニケーション改善」など、どのようなポイントに重点を置くのかを明確にしましょう。
＜電子カルテを導入する目的＞
・診療を効率化したい
・情報を安全に管理したい
・紙の印刷や保管にかかるコストを削減したい
・患者さまとのコミュニケーションをスムーズにしたい
電子カルテを導入する目的が明確になれば、システム選定の基準を設定できます。システムの選定や比較も容易になり、予算の策定や必要な機能の特定にも役立ちますよ。
②予算の上限を設定し、補助金の利用可能性を確認する
電子カルテの導入における全体的な予算を決めておかないと、導入過程で追加費用が発生し、最終的に予算を超過する可能性があります。必ず予算の上限を設定しておきましょう。導入費用は〇万円まで、月額利用料は〇万円までと具体的に考えておくといいですよ。
さらに、補助金制度を利用することでコストを大幅に削減できる場合もあります。「IT導入補助金」や「小規模事業者持続化補助金」などの制度は、申請資格や対象経費が異なるため、自分の施設に合った補助金の情報を確認しておくといいですよ。
予算の上限を明確にし、さらにコストを抑える工夫をすることで、無駄な出費を抑え、効果的に電子カルテを導入するための計画を立てることができます。
③複数の企業に見積もりを依頼し、比較する
複数の企業から見積もりを取り、比較したうえで、自院に合ったシステムを選定することも重要です。まず、導入目的に適した電子カルテを提供する企業に連絡を取り、詳細な見積もりを依頼しましょう。見積もりには、初期導入費用だけでなく、システムの設定、トレーニング、メンテナンス費用なども含めて総合的に評価することがおすすめです。
また、費用だけでなく、提供される機能やサポート体制もチェックしておくことが大切です。たとえば、システムのカスタマイズ性や追加機能のオプションなどは企業によって異なります。これらの要素と費用を含めて総合的に評価することで、コストパフォーマンスが高く、自施設に最適な電子カルテシステムを選ぶことができますよ。
また、見積もりを依頼する際には、導入後のサポートやアフターサービスの内容も確認しておくことがおすすめです。予期せぬトラブルやシステムの変更に対応するためのサポート体制がしっかり整っていれば、長期的に安心して電子カルテを使用できますよ。
④試験運用を実施し、システムの調整を行う
最終的に選定した電子カルテシステムを実際の業務に近い環境でテストし、システムの動作や設定が適切であるかを確認しましょう。
試験運用を開始する前には、システムの基本設定やデータのインポート、ユーザーアカウントの設定を行います。その後、日常業務に近いシナリオでシステムを使用し、操作性や機能をチェックします。この段階で問題点や不具合が見つかった場合には、システム提供企業に報告し、迅速な対応を依頼しましょう。
また、試験運用を通じて、業務フローや業種に特化したカスタマイズが必要だと感じれば、試験運用の段階で調整を行うことが可能です。試験運用を実施することで、システムのパフォーマンスや信頼性を確認できるだけでなく、予期せぬ問題を事前に解決できます。電子カルテ導入後の業務効率化や問題発生のリスクを最小限に抑えることができますよ。
⑤本格的に運用を開始する
試験運用で得られたフィードバックを基に最終的な調整を行い、全スタッフがシステムを問題なく使用できる状態になれば、本格的に運用を開始できる状態です。
本格的な運用に向けて、まずはすべてのスタッフに対して最終的なトレーニングを実施します。トレーニングでは、電子カルテシステムの基本操作から高度な機能まで、実際の業務に即した使い方を確認しましょう。また、トレーニング中に発生した質問や不安点についてもサポートを行い、スタッフ全員がシステムに自信を持てるような状態を目指すことが大切です。
次に、過去の紙カルテや他のシステムから電子カルテシステムにデータを正確に移行し、必要な情報がすぐにアクセスできる状態にします。データ移行後には、データの正確性や完全性を確認するための検証作業を行いましょう。
本格運用開始後は、システムのパフォーマンスやスタッフの使い勝手を定期的にモニタリングし、必要に応じて追加のサポートやカスタマイズを行うことが重要です。また、システムの利用状況に関するフィードバックを収集し、改善点として活用することで、現場で効果的に使用される電子カルテを導入できます。
目的に合った電子カルテを導入して安全な情報管理と効率的な診療を実現しよう
電子カルテの導入は、単なるシステム変更に留まらず、医療業務の効率化と情報管理の安全性を大幅に向上させる機会でもあります。
治療院ごとの特性やニーズに合った電子カルテシステムを選び、目的に応じた導入計画を立てることで、診療の効率化や業務の迅速化や患者様へのサービス向上につなげましょう！
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監修者紹介
杉山 史成（すぎやま ふみなり）
理学療法士として、回復期リハビリテーション病院や訪問看護ステーションにて12年間、患者様の治療に携わる。その経験を経て、株式会社Sapeetに入社。 シセイカルテ カスタマーサクセス部に所属し、理学療法士としての知見を活かしながら、各ご契約者様に寄り添った提案・サポートを行う。シセイカルテの監修も務める。
