2023-01-24
整骨院・接骨院が電子カルテを導入する際にかかる費用は？コストを抑える方法も解説！
電子カルテと聞いて、紙カルテよりも非常に便利で管理しやすいツールを思い浮かべる方は多いでしょう。実際、電子カルテは保存の難しさや情報管理の煩雑さが課題となる紙カルテの課題を解決するツールであり、5年間のカルテ保管義務がある整骨院・接骨院では紙カルテから電子カルテに切り替える治療院が増えてきています。
しかし、高額になりがちな電子カルテの導入費用が課題となり、なかなか電子カルテに切り替えられないという整骨院・接骨院も珍しくありません。
ですが、整骨院・接骨院で初期費用を抑えて電子カルテを導入することは可能です。
本記事では、高くなりがちな導入費用を抑えながら整骨院・接骨院に電子カルテを導入するためのポイントを解説します。
目次
1.整骨院・接骨院が紙カルテから電子カルテに移行するメリット
多くの医療機関や整骨院・接骨院が紙カルテから電子カルテに移行しているのは、自由に書けるという紙カルテのメリット以上に、電子カルテの管理性・機能性が優れているからです。
多くの整骨院・接骨院が紙カルテから電子カルテに移行している、具体的なメリットを二つご紹介します。
情報管理が効率的・即時的になる
「電子カルテ」と聞くとパソコンで入力するシーンを想像する方が多いかもしれませんが、iPadなどのタブレット端末でも電子カルテに入力出来ます。
一般的な医療機関のように問診のみの場合にはパソコンで入力する方式でも問題ありませんが、患者さんの身体の変化などを詳細に記録する必要がある整骨院・接骨院の場合は、その場で記入できるタブレット端末での電子カルテ入力が効率的です。
また、パソコン・タブレット端末で記入したデータはサーバーに保存され、検索が可能であるため、情報を探すのに苦労する紙カルテよりも短時間で必要としている情報を閲覧できます。
紙カルテと違い、電子カルテを利用すると前回の施術と今回の施術でのビフォーアフターをデータとして比較し、施術によって身体の不調がどう改善したかを患者さんに伝えやすくなるのも、整骨院・接骨院が紙カルテから電子カルテが移行する理由のひとつです。
人的ミスを防止・削減できる
紙カルテ・電子カルテを問わず、カルテには患者さんの氏名や住所、保険証情報などひとりひとり異なる情報を記入する必要があります。
しかし、紙カルテの場合はさまざまな情報を手書きで記入する必要があり、担当者しか読解できない文字で書かれていたり、記入した情報が誤っていたりすることが珍しくありません。
ずっと同じ担当者がカルテを記入し続けることが現実的に困難である以上、他の方がカルテ記入を担当しても読める字で書く必要がありますが、電子カルテの場合はパソコン・タブレット端末のキーボード機能を使って記入するため、読解性の低下を気にせずカルテを記入できます。
また、保険証をスキャンして電子カルテに読み込むだけで住所や保険証の記号、保険者番号などを自動入力してくれるサービスを用意している電子カルテ業者も多いため、紙カルテを利用していてありがちな「文字が読めない」「手書きの情報が間違っている」などのミスを解決できるのも電子カルテに切り替えるメリットです。
2.整骨院・接骨院が電子カルテを導入する際にかかる費用
「紙カルテより電子カルテの方がメリット多いし、電子カルテに切り替えたいな」
そう思っている方に知って頂きたいのが、電子カルテの導入費用です。以下では、電子カルテの種類やカスタマイズの有無によって異なる、電子カルテの導入費用について解説します。
電子カルテの導入費用は無料から数千万まで幅広い
電子カルテはソフト・アプリ・エクセルとさまざまなツールで利用でき、電子カルテサービス提供業者によって無料から数千万と幅広い導入費用が発生します。多くの電子カルテ業者では、以下のように料金を分類しているところが多く見受けられます。
- 初期費用（導入費用）：初期設定費用、導入サポート費用、システム利用料金、操作説明サポート費用、カスタマイズ費用、レセコン連携費など
- 月額利用料：システム利用料金、サービス利用サポート費用、保守・点検費など
初期設定を自身で行う代わりに初期費用を安く抑えられる電子カルテサービスもあれば、自院に合った電子カルテサービスを利用するためにカスタマイズを行うことで高額な導入費用が発生する電子カルテサービスも存在します。
オンプレミス型・クラウド型で異なる電子カルテの導入費
電子カルテシステムには「オンプレ型」「クラウド型」の2種類があり、どちらのシステムを導入するかによって電子カルテの導入費用は大きく変わります。
導入費用を安く済ませたい場合におすすめの電子カルテシステムは、クラウド型です。クラウド型は電子カルテ業者が構築したクラウドサーバー上にデータを保存するため、院内にサーバーなどを設置する費用が発生せず、オンプレ型に比べて低価格で電子カルテを導入できます。
一方、導入費用が高額になりがちなのがオンプレ型の電子カルテサービスです。院内にデータ保存用のサーバーを設置する必要があるため、クラウド型と比較するとサーバー点検・保守・リース料金などが発生するため、導入費用が高額な傾向にあります。
ただしオンプレ型はクラウド型よりもセキュリティが強固であるため、情報漏洩のリスクを下げたい場合にはオンプレミス型電子カルテの導入がおすすめです。
レセコン一体型にするかどうか
保険適用治療を扱う整骨院・接骨院の場合、各健康保険組合に保険請求を行うためにはレセプトを作成しなければいけません。レセプトを電子作成している整骨院・接骨院の中には、レセコン（レセプトコンピューター）を導入している治療院も多いでしょう。
利用する電子カルテ業者によっては、電子カルテの作成・保存・管理と合わせてレセコン機能を一体化したサービスを利用できる業者も存在します。
電子カルテとレセコンをそれぞれ単独で導入するよりも、レセコン一体型（レセコン＋電子カルテ）の方が情報の互換性や管理性において、業務効率を高めることが可能です。
ただし、当然ではありますが電子カルテサービス単体で導入するよりも、レセコン一体型の方が導入費用は高額となるため、業務効率と導入費用を天秤に掛けて検討しましょう。
導入サポート費
電子カルテ業者の中には「ご自身で導入して頂くことで導入費用を安く抑えられます」と謳っている業者もいますが、実際に自分たちで導入しようとする場合、整骨院・接骨院としての業務を行いながら電子カルテサービスの設定を行うため、使いこなすまでに時間がかかってしまいコストパフォーマンスが低くなることが想定されます。
せっかく業務効率化のために電子カルテを導入しても、利用開始までに時間がかかるようであれば導入した意味が薄れてしまうのではないでしょうか。
高額な導入サポート費の支払いを行うか悩む方もいるとは思いますが、電子カルテをより効率的かつ短期間で導入するためと考えれば、導入サポート費は支払う価値のある料金だと捉えられます。
3.整骨院・接骨院が電子カルテの導入費用を抑えるためのポイント
整骨院・接骨院を営む方の中には、個人事業主として開業しており、電子カルテの導入に多額な予算を掛けられないという方も多いのではないでしょうか。そんな方でも整骨院・接骨院に電子カルテを導入できるよう、導入費用を抑えるポイントをご紹介します。
予算を明確にする
電子カルテの導入費用を抑える上でもっとも重要なのは、予算を明確にすることです。予算を考える時は漠然と〇万円までなら出せると考えるのではなく、導入費用は〇万円まで、月額利用料は〇万円までと具体的に考えましょう。
電子カルテの導入費用を聞くと、電子カルテ業者に提示された初期費用のみを想定しがちですが、電子カルテを入力するためのパソコンやタブレット端末などの購入費や、保険証の情報を自動入力するためのスキャナー代なども導入費用に含みます。
予算と電子カルテ業者に提示された見積もり額が近いからと即座に契約するのではなく、業者に電子カルテを利用する上で必要な機器・利用環境などがあるかどうかを確認した上で、電子カルテの導入予算内に収まるかどうかを検討しましょう。
オンプレミス型にするかクラウド型にするかを検討する
電子カルテをオンプレミス型にするかクラウド型にするかで導入費用が異なり、導入費用を安く抑えたいのであればクラウド型電子カルテがおすすめだと先述しました。
クラウド型電子カルテの導入メリットは低価格な導入費用だけではなく、場所を選ばずにカルテを入力出来たり、他のツール・システム・機器と連携が出来たり、訪問による点検を受けなくとも自動でアップデートされたりすることもメリットです。
ただし、クラウド型は業者の開発しているサービス・クラウドにインターネットを経由して接続してデータを入力・保存するため、インターネット環境が整っていないと電子カルテを満足に使えない可能性があります。
このような場合はインターネットの料金プランを見直す必要があるため、想定していた月額利用料の総額よりも高くなりかねません。
電子カルテ業者の中にはお試し版を用意している業者も多いため、本契約前に自院のインターネット環境で問題なく利用できるかを把握し、余計な月額利用料を増やさないように注意しましょう。
カスタマイズやオプションの導入を検討する
電子カルテサービスの多くは単体で電子カルテとしての機能を果たしますが、サービスにオプションを搭載したり、機能カスタマイズを導入したりすることも可能です。
もちろんオプションやカスタマイズを利用しないこともできますが、オプションやカスタマイズを利用すれば集患・患者管理・分析など経営面において「あると嬉しい機能」を導入できます。
そのため、業務効率に加えて集患率や売上を上げたい整骨院・接骨院にとって、オプションやカスタマイズは可能な限り実施したいところです。
よくあるオプションやカスタマイズで搭載できる機能には、LINE公式アカウントとの連携やポイントシステム、複数の治療院での管理、Googleレビュー機能との連携、分析機能、WEB予約システム、顧客タグ付け機能、DM作成・送信機能、POS連携機能などがあり、どれも「あると嬉しい機能」と思う方は多いのではないでしょうか。
とはいえ、最初のうちは電子カルテを導入するために行う院内での講習を行ったり、実際に現場で電子カルテを使っていく上でのトライアンドエラーを繰り返したりと、時間をかけて院内に電子カルテを浸透させることが重要です。「あると嬉しい機能」は早く導入したいと考える方もいるでしょうが、電子カルテに慣れてからのオプション追加やカスタマイズでも遅くはありません。
何故電子カルテを導入したいと思ったのか、自院でまず必要な電子カルテの機能は何か。電子カルテの導入費用を抑えたいのであれば、あると嬉しい機能の導入は一旦保留にし、まずは最低限欲しい機能を洗い出し、その上で必要と判断した機能をオプションやカスタマイズで必要な分だけ導入しましょう。
複数の電子カルテ業者で相見積もりを行う
「整骨院・接骨院が電子カルテの導入費用を抑えるためのポイント」で今までご紹介してきたポイントについて検討すると、導入費用の予算・利用したい電子カルテの種類・欲しい機能を洗い出すことが出来ます。
これらの要件を把握出来る状態になったら、各電子カルテのサービス紹介ページを見て自院の求める電子カルテサービスを提供してそうな業者に資料請求や見積もり依頼を出しましょう。
電子カルテ業者のサービス紹介ページでは、利用出来る機能や出来ることは記載されていても詳細な料金システムは記載されておらず、詳細な料金システムを知るには資料請求をしたり、問い合わせフォームから見積もりを依頼するしかありません。
詳細な料金システムを把握した上で利用する電子カルテ業者を決めるのも重要ですが、料金システムについて分かりやすく簡潔に説明してくれたり、問い合わせの段階でもサポート体制がきちんと整っていたりするかどうかも確認して、利用開始後のサポート体制が問題なさそうかも把握しておきましょう。
補助金・助成金の利用を検討する
必要最低限の機能に絞って電子カルテの導入費用を抑えても、やっぱり出費として高額なのには変わりません。それでも可能な限り出費を抑えて電子カルテを導入したい整骨院・接骨院の方には、補助金や助成金の利用がおすすめです。
電子カルテはITツールやITシステムに分類されるため、経済産業省が実施している「IT導入補助金」を利用すれば電子カルテの導入費用を抑えられます。IT導入補助金はA型・B型があり、A型は30～150万円未満、B型は150～450万円未満とそれぞれで上限額・下限額が異なりますが、どちらで申請しても最大で1/2程度の金額が補助される補助金です。いくら経費で落とすとはいえ、全額自己負担での電子カルテ導入は厳しいと感じる、整骨院・接骨院の院長さんは、一度公式サイトを閲覧してみてください。
4.整骨院・接骨院で電子カルテを導入するなら紙カルテ感覚で利用できる「シセイカルテ」
「電子カルテを導入して効率的に業務を進めたいけど、紙カルテと同じように患者さんに問診や触診をした時のメモを手書きのテキストや図で残したい。」
このように、整骨院・接骨院・鍼灸院のように患者さんの身体と密接に関わる場合、紙カルテならではの分かりやすさを残したいと考える方は少なくありません。そんな整骨院・接骨院・鍼灸院ならではの思いを叶える電子カルテサービスが「シセイカルテ」です。
iPadを使用するシセイカルテでは、患者さんの情報を記入・管理できる電子カルテの特徴に加えて、電子記入とは別に手書きできる機能が搭載されています。現在整骨院・接骨院など治療院に向けてリリースされている電子カルテサービスは複数ありますが、カルテ情報は電子入力のみで手書きできない電子カルテサービスが多いのが現状です。
患者さんと患者さんの身体に深く関わる整骨院・接骨院では、電子化されたフォーマット内では記録しきれない情報も多数あります。そんな情報も余すことなく記録・管理できるシセイカルテで、電子カルテと紙カルテの間のサービスをぜひ体験してみてください。
現在無料のオンラインデモや早期申し込み特別価格キャンペーンを実施していますので、興味のある方はぜひ一度こちらからお問い合わせください。
5.まとめ
整骨院・接骨院で電子カルテを導入する際にかかる初期費用や月額費用について解説しました。
電子カルテが紙カルテよりも便利で機能も充実していると分かっていても、どのくらい導入費用がかかるかイメージできず導入を迷ってる方も多いでしょう。ですが、電子カルテは欲しい機能や予算の上限額に合わせて導入できるツールです。
そして、きちんと手続きを行えば、電子カルテの導入に関する費用の一部を補助して貰える制度もあります。整骨院・接骨院の経営方針や、自院にどんなデジタル機能があれば便利かなどを把握し、予算内の導入費用で電子カルテの利用をはじめてみてはいかがでしょうか。
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