整骨院・接骨院でも電子カルテは活用できる？実際の電子カルテ活用例をまとめてご紹介！

整骨院・接骨院や鍼灸院など、保険適用での治療を行うことも多い治療院で、保険請求を行うための情報源として重要なのが「カルテ」。

医療機関と同じように、紙カルテと電子カルテの2種類があります。本記事では紙カルテを使用している整骨院・接骨院の方も電子カルテに移行したくなる、電子カルテの活用方法についてご紹介します。

1.紙カルテと電子カルテの違いは？
2.整骨院・接骨院で活用出来る電子カルテの種類
- オンプレミス型電子カルテ
- クラウド型電子カルテ
3.整骨院・接骨院の電子カルテ活用例
4.電子カルテを導入するなら「シセイカルテ」
5.まとめ

1.紙カルテと電子カルテの違いは？

カルテは保険請求を行うために作成するレセプトの根拠になったり、不正請求を疑われた時の証明になったりするため、最低でも5年は保管する必要がある重要な資料です。

厚生労働省は紙・電子など媒体は問わないものの、医療機関に対して紙カルテから電子カルテへの移行を推奨しており、整骨院・接骨院の紙カルテも同じように電子カルテへ移行を推奨される可能性もあります。

とはいえ、そもそも電子カルテとはどんなものか想像が付かない方もいるのではないでしょうか。まずは、紙カルテと電子カルテの違いや特徴について解説します。

紙カルテの特徴

医療機関だけではなく整骨院・接骨院・鍼灸院と多くの治療医院でも利用されているのが「紙カルテ」。事前に印刷済みのテンプレートに患者さんの治療に関する情報を手書きで記入していくタイプのカルテです。

紙カルテを利用するメリットとしては、コストが安いことや、停電・システム故障などが起きても紙とペンがあれば問題なくカルテを記入出来ることが挙げられます。

逆に紙カルテを利用するデメリットでは、保管場所が必要であったり、他者の閲覧時には確認ができなかったりすることがあります。紙カルテは患者さん数と治療歴に応じて増えるものの、治療終了から5年経過するまでは破棄ができません。

電子カルテの特徴

電子カルテとは、今まで柔道整復師や鍼灸師、あん摩マッサージ指圧師など保険治療を提供出来る方が紙カルテに記入していた治療記録や検査結果、写真データ、医療機関からの紹介状など、患者さんひとりひとりの治療に関する情報を電子化してまとめたデータのことを意味します。各治療院が利用している電子カルテツールによってはデータベース化してデータを管理している場合もあるものの、紙カルテに記入していた内容を電子化しているという点では同じです。

今まで紙カルテに記入していた情報だけをデータ化するのではなく、検査結果や紹介状の管理、レセプトの作成などを簡単に出来るようになるため、業務効率化に直結しやすいのも特徴のひとつです。

医療機関で電子カルテを制作する上では以下の3原則を満たして制作する必要があり、これは整骨院・接骨院の電子カルテでも同じことが言えます。

保存性：記録情報が法令等で定められた期間に渡って真正性を保ち、見読可能な状態で保存されること
真正性：正当な権限により作成された情報に関し第三者から見て作成の責任の所在が明確であり、故意または過失による虚偽入力、書き換え、消去及び混同が防止されていること
見読性：電子媒体に保存された内容を、権限保有者からの要求に基づき必要に応じて肉眼で見読可能な状態に出来ること

電子カルテを利用するメリット

電子カルテのメリットは複数あり、その中でも紙カルテと比較して最大のメリットとなるのは管理スペースを取らずに済み管理がしやすいことです。

紙カルテは紙媒体である以上、どうしても見読性を保つ保管場所を確保する必要があり、患者さんの数によっては倉庫を借りる治療院も少なくありません。

しかし、電子カルテの場合には情報を全て電子化しているため、カルテを保管するための大きな場所を確保しなくて済みます。

また、紙カルテにありがちな、手書きの文字が読みにくかったり読めなかったりしてレセプトの作成が滞ることもないため、レセプト作成におけるミスを減らすことも可能です。

電子カルテの中にはテンプレートを利用出来るシステムもあるため、レセプト作成や会計業務を効率化させることもできます。

電子カルテを利用するデメリット

もちろん電子カルテもメリットだけではなく、デメリットも存在します。多くの方がイメージしやすいデメリットは、停電時に利用できないことです。

当たり前ではありますが、電子カルテという名前から分かるように電気が利用できない際には利用できません。対策として一時的に紙カルテに記入するなどの対策を取る必要があります。

もうひとつデメリットとしてあげられるのは、セキュリティ対策が必要であるということです。

電子カルテの多くはデータベースやクラウドで情報管理を行うため、使用するパソコンのウィルス対策を厳重に行ったり、データの持ち出しに注意したりする必要があります。

紙カルテでコピーが可能なように、電子カルテもUSBメモリーなどでデータをコピー出来てしまうため、電子カルテに移行する際はデータ管理方法やアクセス権限などを検討しなければいけません。

2.整骨院・接骨院で活用出来る電子カルテの種類

電子カルテは「オンプレミス型電子カルテ」「クラウド型電子カルテ」と呼ばれる二種類の電子カルテに分類出来るということをご存じでしょうか。

オンプレミス型電子カルテは大学病院で使われるようなサーバーを設置するもの、クラウド型電子カルテは文字通りクラウドでの情報管理とイメージして頂くと分かりやすいです。

それぞれの電子カルテがどういうものなのか、ご紹介します。

オンプレミス型電子カルテ

オンプレミス型電子カルテは治療院の中にサーバーコンピューターを設置して、電子カルテデータの保存・管理を行うタイプの電子カルテです。

特徴的なのはサポートの手厚さであり、さまざまなシチュエーションが想定される大学病院などで多数利用されていることからも、そのサポートが充実していることが分かります。

オンプレミス型電子カルテは治療院内にサーバーを設置してネットワーク環境を整える必要があるため、約300〜500万円ほどの初期費用がかかります。

クラウド型電子カルテ

治療院内にサーバーコンピューターを設置するオンプレミス型電子カルテとは違い、名前の通り電子カルテデータをネット上のサーバーであるクラウドで保存・管理するタイプの電子カルテです。

クラウド型電子カルテはインターネット環境、Chromeなどのブラウザがあれば端末や場所を選ばずに利用可能なのが特徴であり、アップデートなども業者側が自動で行ってくれるため手間がかからないのが特徴です。

ただし、言い換えるとインターネット環境が途切れてしまうとクラウド型電子カルテは利用できなくなるということにもなるため、デメリットとして把握しておきましょう。

クラウド型電子カルテの料金形態は業者によってさまざまであり、初期費用は0円から数十万、月額費用は1000円台から数万円と幅広く設定されているため、クラウド型電子カルテでは自院の予算に合った電子カルテシステムを選びやすいです。

3.整骨院・接骨院の電子カルテ活用例

「電子カルテについては分かったけど、整骨院・接骨院で電子カルテってどう活用すればいいの？」

そう思う方もいるのではないでしょうか。まだ電子カルテを導入されていない方の場合、イメージしにくいでしょう。最後に整骨院・接骨院で電子カルテを導入する場合の活用例をご紹介します。

業務効率化

電子カルテサービスの中には、業務効率化に直結する機能が導入されているものもあります。業務効率化に直結しやすい機能の例では、保険証をスキャンしたら自動で保険証情報を登録してくれるものや、電子カルテに基づいた領収書・明細書の自動発行機能や、よく利用する住所の優先表示、算定項目が分かりやすい入力画面などが挙げられます。

どうしても手動で入力するとミスは出るものであり、それは紙カルテでも同じです。電子カルテでは、手動で入力をせず済むようにすることでミスを防ぎ、業務を効率的に進めるサポート役を担ってくれます。